Digitální správa aktiv

„Stavebnictví je po zemědělství druhým nejméně digitalizovaným odvětvím ekonomiky.“ McKinsey Global Institute

Navzdory tomu, že společnosti stále častěji používají nejmodernější technologie k uspokojení poptávky po moderních a šetrných stavbách, jen zřídkakdy samy tyto technologie využívají k digitalizaci správy majetku, vnitropodnikových procesů a pracovních postupů.

Místo toho většina firem spravuje svůj majetek pomocí papírové evidence a základních excelových tabulek. Takovýto způsob práce však bohužel nemůže zaručit transparentnost a odpovědnost. Kvůli tomu se správa majetku ve firmě může stát závislá na jednom klíčovém člověku – a ten je v případě nemoci, dovolené nebo při odchodu z firmy velmi těžko nahraditelný. Systémy založené na papírové evidenci nebo evidenci v tabulkách dále mohou negativně ovlivnit nákladnost a efektivitu správy majetku – a to jak hmotného majetku, tak administrativních položek.

Společnosti činné ve stavebnictví se nejčastěji setkávají s následujícími problémy v oblasti správy majetku. Setkali jste se s nimi i vy?

„Chtěli jsme hlavně odstranit papírovou válku – abychom nemuseli vše řešit jako doteď v papírové formě.“ Ing. Miroslav Holík, Technický ředitel, PBW Group

Tradiční systémy neumožňují aktivní propojení a sledování informací o majetku v reálném čase. Pokud jsou používány tradiční systémy, které nejsou aktivně propojené a vždy aktuální, není možné udržet plnou kontrolu nad hmotným majetkem, jako jsou stroje, auta nebo spotřební materiál.

Pokud v kterémkoli okamžiku není možné zjistit, kde se nachází firemní majetek, vystavuje se společnost těmto rizikům:

• Nákladné prostoje. Pokud je potřeba trávit čas vyhledáváním strojů, není možné jej využít na další pracovní úkoly. Může také dojít k opožděnému dopravení strojů na stavbu, kde jsou potřeba. To může vést k prostojům a zpožděným projektům, zatímco pracovníci na stavbě nečinně čekají.
• Zdvojené nákupy. Pokud není k dispozici nástroj na rychlé prohledání majetku společnosti a vyhledání vrtačky, míchačky nebo žebříku, může dojít k nadbytečným zdvojeným nákupům vybavení, které už ve vlastnictví společnosti je.
• Ztracený a ukradený majetek. Bez systému, který sleduje, kdo je v danou chvíli za daný kus majetku zodpovědný, může snadno dojít ke krádežím a ztrátám nesledovaného majetku. Náklady na ukradený a ztracený majetek se mohou vyšplhat i do desítek až stovek tisíc ročně.

V době, kdy se marže na zakázkách neustále snižuje, je takové plýtvání v důsledku neefektivity procesů neospravedlnitelné a hlavně zbytečné. Je třeba si uvědomit, že ačkoli nepřímé náklady na správu majetku nejsou na první pohled vždy viditelné, mohou být až pětkrát vyšší než náklady přímé. To platí nejen pro správu hmotného majetku, ale i pro správu administrativních položek.

Efektivní zpracovávání administrativních položek souvisejících s hmotným majetkem je základem pro úspěšné fungování firmy. K zajištění souladu s právními předpisy je třeba mít přehled nad školením BOZP, certifikáty a průkazy – jen tak lze zajistit, že jsou vždy platné a aktuální. Dále je také třeba mít jistotu, že vozidla mají platné technické prohlídky, revize na elektrických zařízeních jsou provedeny včas a že hmotný majetek je zkontrolován a zkalibrován v pravidelných intervalech.

Používání několika nepropojených systémů na provádění takto komplexní administrativy je samo o sobě rizikové a může způsobit různé problémy, jako například:

• Ztráta času a prostoje. Manuální kontrola a monitorování šanonů a složek s daty kalibrací, revizí apod. zabírá zaměstnancům mnoho času a peněz. Bez automatizovaného systému, který sám generuje upozornění na tyto události, může ročně dojít ke ztrátě několika set hodin času vašich zaměstnanců.
• Chyby a opomenutí. K chybám dochází daleko snadněji v systémech, které nejsou digitální. V papírových záznamech je snazší přehlédnout plánované datum školení BOZP pro práci ve výškách nebo potřebu obnovy svářečských zkoušek.  Pokud v důsledku takového přehlédnutí nedojde k obnově povinného certifikátu či k potřebnému proškolení zaměstnance, hrozí v případě kontroly vysoké pokuty.
• Nedodržení bezpečných postupů. Některá zařízení musejí pravidelně procházet servisní prohlídkou a revizemi. V případě jejich zanedbání se může stát, že používané zařízení nebude způsobilé k provozu. Pokud došlo k pracovnímu úrazu, v němž by takové nezpůsobilé zařízení sehrálo roli, vystavuje se firma nebezpečí vysokých pokut.
• Ztráta zakázek. U větších zakázek je běžné, že jsou vyhodnocovány i na základě toho, jakou certifikací a akreditací uchazeči disponují. Pokud by kvůli nedostatkům používaného systému správy majetku a související administrativě došlo k vypršení těchto certifikátů a akreditací, vystavila by se společnost problémům jak u probíhajících, tak u budoucích zakázek.

Jak je zřejmé z výše zmíněného, může mít ztráta přehledu nad hmotným majetkem a administrativními položkami silný dopad na efektivitu a produktivitu každé společnosti. Podle studie McKinsey dochází v dnešní době na velkých stavebních projektech až ke 20% zpoždění a překročení rozpočtu až o 80 %. Je ale velice jednoduché dosáhnout podstatných úspor a vyšší efektivity díky lepší správě majetku.

Jedním ze způsobů, kterým firmy dosahují úspor, je digitalizace správy majetku. Jak na ni?

Digitalizace správy majetku může stavebním firmám přinést mnoho výhod – samozřejmě za předpokladu, že je provedena správně. Proto je třeba mít dobrou představu o tom, jak by měl fungovat systém správy aktiv navržený pro potřeby firem ve stavebnictví. 

Jako společnost dlouhodobě činná v oblasti stavebnictví, energetiky a průmyslu se obvykle v této souvislosti setkáváme především s následujícími požadavky na systém a jeho vlastnosti:

• Odolné označení. Pro použití v náročných podmínkách stavebnictví a průmyslu je nutné mít každý kus hmotného majetku označený odolným štítkem, který umožní okamžité načtení kdekoliv a kdykoliv bez speciálního vybavení, optimálně z mobilního telefonu. Ideálně se jedná o štítek obsahující čárový kód, který odolá tvrdým podmínkám na stavbě i nepříznivým povětrnostním vlivům.
• Flexibilní software. Použitý software musí být dostupný jak v kanceláři, tak na stavbě. Je vhodné, aby fungoval na bázi cloudu a díky tomu poskytoval aktuální informace v reálném čase. Měl by také být použitelný jak na zařízeních s operačním systémem Android, tak iOS – aby bylo možné používat běžně dostupné chytré telefony (nebo tablety) a nebylo potřeba nakupovat speciální čtečky či jiné vybavení.
• Služby. Každý systém je třeba uzpůsobit struktuře konkrétní společnosti, jejím potřebám, pracovním postupům, skladovým zásobám apod. Proto jsou služby naprosto klíčovou součástí celého řešení správy majetku. Bez dostatečné podpory před implementací, během ní i po ní může i jinak dobrý systém selhat. Služby by tak měly zahrnovat označení majetku, zavedení majetku do systému i proškolení uživatelů.
  

Nejlepším způsobem, jak si uvědomit přínosy digitalizace správy majetku v oblasti efektivity a snížení nákladů, je podívat se na reálné příklady ze života stavebních firem. Proto jsme pro vás připravili dva schématické příklady založené na reálných situacích našich zákazníků:

1. Správa hmotného majetku

Na stavbu je na zítra ráno potřeba doručit dvě míchačky betonu, úhlovou brusku a tři vrtačky. Každý stroj je označen odolným štítkem, který byl nahrán do systému správy majetku pomocí aplikace v chytrém telefonu.

Nyní je možné přihlásit se do aplikace nebo do webového rozhraní a zjistit, kde se nachází jednotlivé kusy vašeho majetku, kdo je za ně zodpovědný a jestli je možné je zítra na stavbě použít (například jestli nejsou na cestě do servisu). Zodpovědnost za požadované stroje a vybavení je možné přiřadit jednotlivým zaměstnancům. Ti obdrží email s instrukcemi, kam je třeba druhý den stroje dovézt a komu je předat.

Přínosy: Vaši zaměstnanci již nemusí trávit hodiny dohledáváním strojů na jednotlivých stavbách za pomoci telefonátů, šanonů a excelových tabulek. Vybavení bude na stavbě připraveno druhý den, takže se vyhnete prostojům a čekání. Není třeba nakupovat další vybavení, protože víte, kde se vaše vybavení nachází. Pokud je třeba na stavbu dopravit více kusů majetku, trvá proces jejich vyhledání a převedení jen několik minut namísto hodin.  Díky tomu, že účinný systém správy majetku umožňuje i sledování spotřeby materiálu (hřebíků, nýtů, sádrokartonových desek), nemusíte zbytečně utrácet za to, co není reálně potřeba.

2. Správa administrativních položek

Při zavádění systému pro správu administrativních položek spolupracujete s dodavatelem na nahrávání jednotlivých položek do systému.  Jedná se například o:

• Data vrácení zařízení a strojů z půjčovny
• Alokace nákladů na jednotlivé projekty
• Školení BOZP
• Certifikace zaměstnanců a termíny dalších školení
• Termíny STK
• Data obnovy členství v asociacích a profesních komorách

Ke každé z těchto položek přiřadíte datum, kdy je potřeba provést příslušnou aktivitu, jako např. obnovu certifikátu či proškolení zaměstnanců. Zodpovědné osoby budou včas upozorněny automaticky vygenerovaným emailem, díky čemuž nedojde k promeškání těchto důležitých termínů.

Přínosy: Není třeba platit za čas, který zaměstnanci musí trávit monitorováním termínů spojených s jednotlivými výše zmíněnými body. Automatická upozornění pomáhají zajistit, že každý úkol je včas přidělen zodpovědné osobě. V důsledku toho je daleko snazší dodržovat veškeré požadavky vyplývající z právní úpravy, jako například požadavky na školení BOZP, čímž minimalizujete riziko vysokých pokut.